Os valores pagos por deslocações em serviço não ficam automaticamente fora de IRS e Segurança Social. É necessário que exista uma deslocação efetiva, interesse da entidade empregadora, documentação adequada e respeito pelos limites legais.
O mapa de deslocação é essencial
- Identificação do trabalhador e da viatura.
- Data, origem, destino e motivo da deslocação.
- Número de quilómetros percorridos.
- Autorização e validação pela empresa.
- Comprovativos autónomos de portagens e estacionamento.
Utilização de viatura própria
A referência atualmente utilizada para transporte em automóvel próprio é 0,40 € por quilómetro, de acordo com a tabela legal aplicável. Este valor não dispensa a prova da deslocação nem transforma pagamentos regulares em reembolsos legítimos.
Portagens e estacionamento podem ser reembolsados separadamente quando estejam associados à deslocação e existam comprovativos.
Riscos de tributação
Valores sem justificação, acima dos limites ou pagos com caráter regular e remuneratório podem ser tratados como rendimento do trabalho dependente. Para a empresa, a ausência de documentação também pode afetar a dedutibilidade e originar tributação autónoma.
Procedimento interno recomendado
- Aprovar previamente as deslocações sempre que possível.
- Usar um modelo único de mapa de quilómetros.
- Entregar os documentos antes do processamento salarial.
- Separar deslocações em serviço do percurso habitual casa–trabalho.
- Rever anualmente valores e regras aplicáveis.