Este artigo esclarece as regras fiscais aplicáveis às ajudas de custo e aos valores pagos aos trabalhadores por deslocações em serviço, incluindo quando utilizam viatura própria.

O objetivo é garantir que as empresas cumprem corretamente as obrigações fiscais, evitam riscos de tributação indesejada e asseguram a dedutibilidade em IRC.

1. O que são ajudas de custo?

São valores pagos ao trabalhador para compensar alimentação e alojamento, quando este se desloca em serviço, por dias seguidos ou não.
Podem ser complementadas por valores de transporte.

2. Compensação por utilização de viatura própria

É o valor pago por quilómetro (atualmente 0,40 €/km) para compensar despesas com combustível, manutenção, impostos e seguro da viatura do trabalhador.

3. Estes valores contam como remuneração?

Não, desde que:

• haja efetiva deslocação em serviço,

• exista justificação documental,

• sejam respeitados os limites legais,

• não sejam pagamentos habituais com caráter remuneratório.

Quando excedem os limites ou são pagos sem enquadramento adequado, passam a ser considerados rendimento do trabalho dependente, tributados em IRS e sujeitos a contribuições.

4. Tributação em IRS

Os valores pagos acima dos limites legais são tributados.
Também são tributados quando:

• não existam mapas de deslocação completos,

• não haja prova da necessidade da deslocação,

• não sejam observadas as condições previstas para servidores do Estado.

5. Tipos de deslocações e percentagens

O guia distingue:

• Deslocações diárias

• Deslocações por dias sucessivos, com percentagens específicas aplicáveis a cada dia.

6. Portagens e estacionamento

As despesas de portagens e parques não estão incluídas nos 0,40 €/km.
A empresa pode reembolsar estes valores em separado, devendo haver comprovativos.

7. Obrigações declarativas

As empresas devem:

• comunicar os valores pagos na DMR (quando obrigatórias),

• ter mapa de deslocações completo (itinerário, km, motivo, datas),

• respeitar datas e limites fixados anualmente.

8. Dedutibilidade em IRC

Os gastos com ajudas de custo e quilómetros são aceites fiscalmente se:

• estiverem devidamente documentados,

• respeitarem limites legais,

• corresponderem a deslocações reais em serviço.

Se ultrapassarem estes limites:

• a parte excedente não é dedutível,

• deve ser feita correção na Modelo 22.

9. Tributação autónoma

As ajudas de custo e quilómetros podem estar sujeitas a tributação autónoma quando:

• não existam mapas completos,

• não estejam devidamente justificados,

• sejam pagos valores acima dos limites,

• não sejam faturados ao cliente quando deveriam ser.

O guia clarifica também o conceito de "faturados a clientes".

10. Segurança Social

Tal como no IRS, apenas os valores:

• devidamente justificados,

• dentro dos limites legais,

• sem caráter remuneratório,

estão isentos de contribuições para a Segurança Social.

Quando excedem os limites ou têm natureza remuneratória, passam a estar sujeitos a contribuições.

📌 Em resumo, para estar em conformidade a empresa deve garantir:

✔ Deslocações reais e documentadas
✔ Mapa de itinerário completo (obrigatório)
✔ Respeito pelos limites legais (ajudas + km)
✔ Faturas ou recibos de portagens/estacionamento
✔ Comunicação correta na DMR (quando aplicável)
✔ Tratamento correto em IRS, Segurança Social e IRC
✔ Evitar pagamento regular que configure remuneração encapotada